Versterking van IT-risico management met het 3 Lines of Defense Model

Nu het bedrijfsleven steeds digitaler wordt, is effectief IT-risicobeheer essentieel voor organisaties van elke omvang. Het 3 Lines of Defense-model is een veelgebruikte en zeer gerespecteerde aanpak voor risicobeheer, die kan worden toegepast op verschillende domeinen, waaronder IT. In dit artikel zullen we het 3 Lines of Defense-model in de IT-risicodomein verkennen, de betekenis ervan voor bedrijven bespreken en inzichten bieden over hoe organisaties deze strategie kunnen implementeren in hun risico management activiteiten.

Het 3 Lines of Defense-model en de toepassing ervan in het IT-risicodomein

Het 3 Lines of Defense-model is een risicobeheerkader dat de verantwoordelijkheden voor organisatorisch risicobeheer verdeelt over drie verschillende lagen, of "lijnen", elk met zijn eigen verantwoordelijkheden en doelstellingen zoals weergegeven in figuur 1 hieronder.

Figure 1: IIA's Drie Lijnen Model
Bron: Three Lines of Defense model from IIA 2020

Eerste verdedigingslinie: Operationeel management

n het IT-risicodomein bestaat de eerste verdedigingslinie uit IT-operaties en ontwikkelteams. Zij zijn verantwoordelijk voor het identificeren, beoordelen en beheren van IT-risico's, zoals gegevenslekken, systeemuitval en ongeoorloofde toegang, op dagelijkse basis. Ze implementeren beveiligingsmaatregelen, zoals firewalls, versleuteling en toegangscontroles, om deze risico's te beperken.

Tweede verdedigingslinie: Risicobeheer en nalevingsfuncties

De tweede verdedigingslinie omvat IT-risicobeheer en nalevingsteams die toezicht houden op en ondersteuning bieden aan de eerste lijn. Ze helpen bij het ontwikkelen van IT-risicobeheerbeleid, controleren de effectiviteit van controles en zorgen ervoor dat de organisatie zich houdt aan relevante IT-wetten, regelgeving en industrienormen, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Netwerk- en Informatiebeveiliging 2 Directive (NIS2 Directive).

Derde verdedigingslinie: Interne audit

De derde verdedigingslinie is de interne auditfunctie, die een onafhankelijke, objectieve beoordeling van het IT-risicobeheer, controle- en governance-processen van de organisatie biedt. IT-auditors beoordelen de effectiviteit van de eerste en tweede verdedigingslijnen en rapporteren hun bevindingen aan het senior management en de raad van bestuur.

Belang van het 3 Lines of Defense-model voor ondernemingen

Het 3 Lines of Defense-model is essentieel voor ondernemingen om verschillende redenen:

Enterprise Risk Management

Het 3 Lines of Defense-model is een sleutelcomponent van enterprise risk management (ERM), dat verschillende risicodomeinen, waaronder IT, financiën, jurisch en operationele risico's, met elkaar verbindt door een holistische benadering van risicotoezicht op ondernemingsniveau te bieden. Dit zorgt ervoor dat risicobeheersingsinspanningen op verschillende domeinen gecoördineerd, systematisch en uitgebreid zijn.

Compliance met regulering

Hoewel het 3 Lines of Defense-model niet expliciet wordt geëist door specifieke wetten of voorschriften, is het een algemeen aanvaarde best practice en wordt het vaak impliciet vereist of sterk aanbevolen door verschillende regelgevingskaders. Voorbeelden van dergelijke regelgeving zijn Solvency II, AVG, NIS2 en MiFID II.

Het "Three Lines of Defense"-model is het meest gebruikelijk in sectoren met een hoge mate van regulering, zoals financiële diensten, gezondheidszorg en energie.

Implementatie van het 3 Lines of Defense Model

Stap voor stap implementeren van de drie Lines of Defense:

1. Assess the current risk management framework: Begin by reviewing the existing risk management practices and structure within the organization. Identify any gaps or weaknesses in the current framework and determine the areas that need improvement.

2. Establish clear roles and responsibilities: Clearly define the roles and responsibilities for each line of defense. This may involve updating job descriptions, creating new roles, or clarifying existing responsibilities. An example could be:

Eerste verdedigingslinie - Operationeel beheer:

• Implementeer risicobeheerprocessen en -controles in de dagelijkse bedrijfsvoering.
• Identificeren, beoordelen en beheren van risico's binnen hun verantwoordelijkheidsgebied.
• Rapporteer en escaleer risico's waar nodig.

• Ontwikkelen en onderhouden van risicobeheerbeleid, procedures en methodologieën.
• Begeleiding en ondersteuning bieden aan de eerste verdedigingslinie bij het beheersen van risico's.
• Bewaak en rapporteer over de effectiviteit van risicobeheerpraktijken.
• Zorgen voor naleving van relevante wetten, voorschriften en industriestandaarden.

Derde verdedigingslinie - Interne audit:

• Beoordeel onafhankelijk de effectiviteit van het risicomanagementraamwerk van de organisatie.
• Evalueer de adequaatheid van interne controles en risicobeheerpraktijken.
• Zekerheid bieden aan het senior management en de raad van bestuur over de effectiviteit van het risicobeheerraamwerk.

3. Ontwikkel en implementeer risicobeheerbeleid en -procedures: werk samen met belanghebbenden uit alle drie de verdedigingslijnen om uitgebreid risicobeheerbeleid en -procedures te ontwikkelen. Deze moeten betrekking hebben op risico-identificatie, -beoordeling, -bewaking en -rapportageprocessen.

4. Bied training en communicatie: geef medewerkers in de hele organisatie voorlichting over het Three Lines of Defense-model en de implementatie ervan. Geef training over risicobeheerprocessen, -tools en -technieken voor medewerkers in alle drie de verdedigingslijnen. Communiceer regelmatig het belang van risicobeheer en de rollen van elke verdedigingslijn.

5. Stel monitorings- en rapportageprocessen vast: ontwikkel processen voor het monitoren van de effectiviteit van het Three Lines of Defense-model, inclusief key risk indicators (KRI's) en key performance indicators (KPI's). Rapporteer de resultaten regelmatig aan het senior management en de raad van bestuur.

6. Bevorder een risicobewuste cultuur: stimuleer open communicatie en samenwerking tussen de drie verdedigingslijnen. Bevorder een cultuur waarin medewerkers zich op hun gemak voelen bij het uiten van zorgen en het betwisten van aannames over risicobeheer.

7. Verbeter continu het risicobeheerkader: evalueer regelmatig de effectiviteit van het Three Lines of Defense-model en breng indien nodig verbeteringen aan. Blijf op de hoogte van best practices in de branche, regelgevende wijzigingen en opkomende risico's.

8. Schakel externe assurance providers in: betrek, indien van toepassing, externe assurance providers zoals externe auditors of gespecialiseerde consultants om de effectiviteit van het risicobeheerkader van de organisatie en de implementatie van het Three Lines of Defense-model te beoordelen en te waarborgen. CTRL Disrupt zou hier eventueel bij kunnen helpen.
   
   

Best practices voor (Enterprise) Risk Management

Deze best practices bieden richtlijnen voor risicobeheer, interne controles en governance, die essentiële componenten zijn van het Three Lines of Defense-model. Elk van deze kaders ondersteunt de implementatie van het model op de volgende manieren:

1. Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) Internal Control - Integrated Framework:

Het COSO-raamwerk is een uitgebreide gids voor het ontwerpen en implementeren van effectieve interne controles. Het bestaat uit vijf componenten: controleomgeving, risicobeoordeling, controleactiviteiten, informatie en communicatie, en monitoringactiviteiten. Deze componenten sluiten aan bij het Three Lines of Defense-model door:

• Het opzetten van een sterke controleomgeving die de rollen en verantwoordelijkheden van elke verdedigingslijn ondersteunt.
• Het geven van richtlijnen voor risicobeoordelingsprocessen, die essentieel zijn voor de eerste en tweede verdedigingslijnen.
• Het definiëren van controleactiviteiten die van kracht moeten zijn voor het beheer van risico's, die worden geïmplementeerd door de eerste verdedigingslinie en gemonitord door de tweede en derde verdedigingslijnen.
• Het benadrukken van het belang van informatie en communicatie tussen de drie verdedigingslijnen.
• Het bieden van richtlijnen voor monitoringactiviteiten om de effectiviteit van interne controles en het algehele risicobeheerkader te waarborgen, wat een belangrijke verantwoordelijkheid is van de derde verdedigingslinie.

International Organization for Standardization (ISO) 31000, Risk Management - Guidelines:

ISO 31000 biedt een reeks principes, kaders en processen voor effectief risicobeheer. Het kan worden toegepast op elke organisatie, ongeacht de grootte, industrie of sector. De richtlijnen ondersteunen de implementatie van het Three Lines of Defense-model door:

Conclusie